Denne kommunikationsstrategi beskriver Morsø Forsynings overordnede kommunikationsmål, som dækker både kommunikations- og sprogpolitikken i virksomheden.
Morsø Forsyning A/S er moderselskab for de underliggende selskaber: Morsø Varme A/S samt Morsø Vand A/S og Morsø Spildevand A/S og Ejendomsselskabet af 2011. Morsø forsyningsselskaberne er alle aktieselskaber og drives derfor efter aktieselskabsloven og årsregnskabsloven.
Koncernens bestyrelse består af 5 politisk valgte medlemmer og 2 forbruger valgte medlemmer.
Bestyrelsen fastsætter årligt takster ud fra hvile-i-sig selv princippet og prisloftet for vand og spildevand som udstedes af Forsyningssekretariatet. Formeldt godkendes taksterne efterfølgende af Morsø Kommunes kommunalbestyrelse.
Vi fremlægger regnskaberne på hjemmesiden, hvor også fremtidige og igangværende anlægsprojekter fremgår. Spildevandsanlægsprojekter søges så vidt muligt at følge spildevandsplanen der udarbejdes i fælleskab Morsø Kommune og Morsø Forsyning A/S imellem.
Med udgangspunkt i Morsø Forsyning A/S’ målsætninger vil vi i vores kommunikation give et retvisende billede af selskabernes resultater og aktiviteter. Vi kommunikerer som en helhed og med høj kvalitet.
Vi kommunikerer professionelt med vores interessenter, herunder kunder, medarbejdere, Morsø Kommune som aktionær og samfundet/pressen. Morsø Forsyning er en koncern med en åben og værdibaseret ledelsesstil. Det betyder, at vi i videst mulig omfang, og inden for de lovmæssige rammer, holder de forskellige interessegrupper orienteret om selskabernes virke. Det sker f.eks. ved de åbne bestyrelsesmødereferater som ses på forsyningens hjemmeside: www.morsoeforsyning.dk.
Professionel kommunikation betyder, at vi skriver og taler et godt og korrekt dansk i en klar og letforståelig tone. Formen er kort, præcis og dækkende. Vores kommunikation er nærværende og målrettet modtagerens behov.
Alle interessenter har krav på information om koncernens værdier, strategiske mål og resultater. Oplysningerne findes, som minimum, på vores hjemmeside. Se linket nedenfor.
Vi møder vores kunder med hjælpsomhed og respekt. Derfor kommunikerer vi med kunderne i et klart og tydeligt sprog.
Vi vejleder, enhver privat- og erhvervskunde der måtte ønske det med vand- og varmebesparende tiltag. For store erhvervskunder er vi opsøgende med denne vejledning.
Morsø Forsyning sigter efter kort responstid vedr. afhjælpning af problemer hos kunderne som Morsø Forsyning er ansvarlig for. Både i hverdagen, men også når vagten træder til, aftener og i weekender.
Morsø Forsyning udnytter flere kanaler til information af kunderne. Det kan være: lokalradioen, forsyningens hjemmeside samt sms-service som hurtigt kan advisere kunderne om driftsforstyrrelser i netop deres område.
I forbindelse med anlægsprojekter afholder Morsø Forsyning informationsmøder med de parter som direkte berøres af projektet. Møderne afholdes inden opstart uanset projektets størrelse. Informationsmøderne er et redskab til gensidig udveksling af information.
Ved større projekter bliver der ved informationsmødet valgt en borgerrepræsentant, samt en suppleant. Vedkommende deltager i byggemøderne sammen med Morsø Forsyning og entreprenøren, som udfører projektet.
Inden opstart af projekter er Morsø Forsyning godt forberedte vedr. jordopkøb o. lign. med kunde besøg hos de direkte berørte.
Vi kan støde på uforudsete pludselige udfordringer i store som små anlægsprojekter. Udfordringerne søges løst hurtigst muligt. Eventuelle tvivlsspørgsmål vedr. ansvaret som ikke kan afklares i situationen, vil blive udredt efterfølgende. Vi har bl.a. fast procedure for sager, hvor forsikringsselskaberne skal involveres.
Morsø Kommune orienteres løbende om selskabernes aktiviteter. Vi informerer via offentlige referater fra bestyrelsesmøderne. Vi orienterer kommunalbestyrelsen via generalforsamlingen i form af formandens beretning. På generalforsamlingen har samtlige øvrige bestyrelsesmedlemmer, som alle andre deltagere på generalforsamlingen, ret til at tage ordet.
Morsø Kommune informeres ved minimum 2 årlige møder mellem koncernens formand og direktør samt formanden for UTM og kommunaldirektøren. En gang om året mødes UTM-udvalget med bestyrelsesformanden, næstformanden og direktøren. Endvidere er der løbende møder mellem de to administrationer, ligesom der efter behov er møde med borgmesteren og formanden samt de involverede parter fra administrationen i forhold til det mødet handler om.
Morsø Forsyning informerer medarbejderne før øvrige interessenter, hvor det er muligt. Medarbejderne har specielt krav på viden om koncernens situation, mål, aktiviteter og udvikling. Den interne åbne kommunikation fremmer den værdibaserede ledelsesstil og understøtter det sociale sammenhold i virksomheden.
Vi uddanner vore medarbejdere målrettet i kommunikation, og har generel stor fokus på kommunikation i dagligdagen. Både den interne og den eksterne kommunikation bygger på vores fælles værdier som er: Tillid, ansvarlighed, trivsel og glæde.
Morsø Forsyning sikrer, at entreprenører og andre samarbejdspartnere holder et passende informationsniveau overfor kunderne og, at entreprenører og samarbejdspartnere kommunikerer forståeligt og respektfuldt overfor vores kunder. Niveauet af information beskrives i udbudsmaterialet for det pågældende projekt.
Morsø Forsyning anser et aktivt samspil med både trykte og elektroniske medier som et vigtigt element i koncernens drift. Vi har en målsætning om hurtig reaktion fra koncernens ledelse på henvendelser fra medierne. Direktionen besvarer alle henvendelser fra pressen, men chefer kan udtale sig om spørgsmål specifikt for deres ansvarsområde. Bestyrelsesformanden besvarer henvendelser vedrørende bestyrelsen og bestyrelsesarbejde.
I det tilfælde at pressen skriver noget mod vores bedre vidende, eller noget der kan give anledning til misforståelse af forsyningens virke, er det vores pligt at kommunikere det sande billede ud til pressen. Det skal gøres straks, det skal foregå sagligt og etisk korrekt. Formanden, direktionen og den øvrige bestyrelse har kompetencen til dette, alt efter hvad der er tale om i den pågældende situation.
Morsø Forsyning anvender hjemmesiden aktivt overfor kunder og andre interessenter. Hjemmesiden skal være fleksibel, for herved at fremstå lettilgængelig for alle typer af indgange f.eks. via pc, tablet eller smartphone.
På hjemmesiden bliver information om vedtagne love, der vedrører forsyningens kunder, forklaret i en let forståelig tekst med henvisning til selve lovteksten.
Vi opdaterer hjemmesiden løbende. Informationer såsom bestyrelsesreferater, nyheder osv. fremlægges på vores hjemmeside.
Vedtaget af:
Morsø Forsynings bestyrelse 26.08 2016